Bulut Destekli Emniyetli Doküman Yönetimi

Emniyetli Belge Dijitalleştirme

İş gereksinimlerinin değişmesi ve bulut çözümlerinin günlük ofis pratiklerine dahil olmasıyla, belgelerin güvenli bir şekilde taranması ve iş verilerinin korunması giderek daha fazla önem kazanmıştır. uniFLOW Online, kullanıcılara yerel ağ klasörleri, e-posta adresleri, masaüstü bilgisayarları veya çeşitli bulut depolama alanları gibi hedeflere belgeleri emniyetli bir biçimde tarama imkanı sunar. Cihaz erişiminin kontrol altında tutulması ve taranan dosyaların şifrelenmesi, sunulan güvenli tarama hizmetinin ayrılmaz bileşenleridir.

Belge Yakalama Süreci

Belgelerin yapılandırılmış ve güvenli yöntemlerle dijital ortama aktarılması, elle yapılan işlemleri azaltarak iş süreçlerini ve güvenlik önlemlerini optimize eder. uniFLOW Online ile kullanıcılar, desteklenen Canon çok fonksiyonlu yazıcılar üzerinden doğrudan tarama gerçekleştirebilirler. Kullanıcılar, cihaz ekranından tarama tercihlerini ayarlayabilir, gerekli meta verileri (üst veri) ekleyebilir ve taranan belgenin kaydedileceği hedef konumu belirleyebilirler. Tarama profillerine erişim, belirli kullanıcılara veya gruplara özel olarak sınırlandırılabilir.

Fiş ve Kartvizit Tarama Kolaylığı

uniFLOW Online, fiş ve kartvizit gibi belgelerin yönetimini önemli ölçüde kolaylaştırır. Bu tür dokümanları tararken, kullanıcılar “Serbest Boyut” veya “Standart Boyut” seçeneklerini kullanabilirler. “Standart Boyut” ile fişler, tarayıcı camı veya otomatik doküman besleyici (ADF) aracılığıyla taranabilirken, “Serbest Boyut” seçeneği, tarayıcı camına yerleştirilmiş birden fazla farklı (genellikle küçük) boyuttaki fişin tek seferde taranmasına olanak tanır. Bu işlem sırasında sistem, her bir fişi otomatik olarak algılar, kenarlarını düzgünce kırpar ve doğru yöne çevirir.

Filing Assist ile Otomatik Dosyalama

Yakın zamana kadar tarama, belgeleri yalnızca arşivlemek amacıyla kullanılırken, dosyalama ve indeksleme gibi işlemler manuel olarak yapılıyor ve bu da ciddi bir zaman kaybına yol açıyordu. Günümüzde ise iş ihtiyaçlarının evrilmesiyle tarama süreçleri daha sofistike hale gelmiştir. Filing Assist özelliği, özellikle düzenli olarak taranan benzer türdeki belgeler için otomatik toplu tarama ve dosyalama işlemlerini mükemmelleştirir. Belge yığınları tek bir işlemle taranabilir ve çeşitli bulut hizmetlerine gönderilmeden önce dosya adları ve meta veriler otomatik olarak belgeye eklenebilir.

Gelişmiş Tarama İşleme Yetenekleri

uniFLOW Online, kullanıcıların en iyi duruma getirilmiş tarama süreçlerinden yararlanabilmesi için zengin tarama işleme özellikleri sunar. uniFLOW Online kullanarak yapılan taramalarda, görüntü eğriliğini düzeltme (deskew) ve görüntüdeki noktacıkları temizleme (despeckle) gibi işlemlerle hem görüntü kalitesi hem de OCR (Optik Karakter Tanıma) doğruluğu iyileştirilebilir. Aynı zamanda, çok sayıda fiş ve kartvizit tek seferde taranarak tek bir belge dosyası olarak kaydedilebilir.

Sonraki Adımlar İçin Yetki Devri

Belgeler, daha kapsamlı bir iş akışının parçası olarak dijitalleştirildiğinde, taramayı yapan kullanıcının her zaman belgeyi işleyecek kişi olması gerekmeyebilir. İşlemin başka bir çalışana veya departmana devredilmesi, iş süreçlerinin verimliliği açısından sıkça başvurulan bir yöntemdir ve uniFLOW Online bu tür delegasyonları destekler.